Cómo Serveo transformó su operativa con un SaaS especializado
Una empresa de servicios que pasó de procesos manuales a automatización completa en 6 meses.
El contexto
Serveo es una empresa de servicios con 150 empleados repartidos entre España y Portugal. Su reto: gestionar proyectos, asignaciones, tiempos y facturación sin que los procesos manuales frenaran el crecimiento.
Cuando nos contactaron, llevaban 5 años usando spreadsheets, emails y llamadas telefónicas para coordinar. Funciona, pero a costa de errores, retrasos y un equipo administrativo que pasaba más tiempo en Excel que en gestión.
El problema (el que ellos vivían)
«Cada vez que teníamos que facturar a un cliente, eran horas de trabajo manual reconciliando hojas de cálculo. Si había un error, lo detectábamos después. Y las asignaciones de proyectos se mandaban por email, así que nunca sabíamos realmente quién estaba disponible para qué.»
— Responsable de Operaciones de Serveo
Tres problemas específicos:
- Facturación manual: 6-8 horas por semana
- Visibilidad de recursos: baja, lo que causaba sobrecarga
- Errores en asignaciones: proyectos que se solapaban o dejaban sin cobertura
La solución (qué hicimos)
Implementamos Origamee: una plataforma personalizada de gestión de proyectos y recursos. Diseñada específicamente para sus procesos:
Módulo 1: Asignación de recursos
Los PM ven disponibilidad en tiempo real, asignan proyectos con un clic. El equipo recibe la asignación automáticamente.
Módulo 2: Seguimiento de horas
Los técnicos registran sus horas contra proyectos. Sistema genera reportes automáticos.
Módulo 3: Facturación automática
El sistema calcula exactamente qué se factura, genera facturas, y reconcilia contra lo reportado.
Módulo 4: Dashboard de gestión
Directivos ven en tiempo real: proyectos activos, utilización de recursos, ingresos, márgenes.
Los resultados
Facturación: De 6-8 horas manuales a 0. Sistema genera y envía facturas automáticamente.
Visibilidad: Pasaron de «no sabemos quién está disponible» a «vemos disponibilidad en tiempo real y alertas de sobrecarga».
Errores: Bajaron a casi cero. La reconciliación es automática.
Impacto en negocio: Más proyectos en paralelo, sin aumentar equipo administrativo.
Lo que aprendimos
Serveo descubrió que lo que parecía «un problema de organización» era realmente «un problema de tecnología». La gente estaba bien, pero la herramienta no les permitía trabajar eficientemente.
También vieron que un SaaS genérico no habría funcionado. Necesitaban algo adaptado a su forma específica de trabajar.
Conclusión
Si reconocéis a Serveo en vuestra situación —procesos manuales, errores recurrentes, equipo administrativo saturado— la solución no es «trabajar más», es «automatizar lo que se puede automatizar».
